Auta dostawcze w serwisie
3 października, 2020
DJ na wesele – jak go wybrać?
9 grudnia, 2020
Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany
Sieć gwarantuje w tych czasach ogromną liczbę możliwości, korzystając z niego możemy załatwić co raz więcej spraw, też w kwestiach urzędowych i administracyjnych. W tym celu można w głównej mierze stosować dwa sposoby uwierzytelnienia tożsamości: osobisty profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany.
Te dwie metody powstały z myślą zastąpienia do tej pory wykorzystywanego podpisu własnoręcznego. Chociaż nie zastępują go całkowicie, dla znacznej ilości właścicieli firm stosowanie elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze i redukuje wykorzystaną ilość czasu. Warto wspomnieć, że załatwianie spraw np. urzędowych z reguły wiąże się z składaniem wielu wniosków. Wykorzystanie elektronicznych metod pozwala na zredukowanie czasu, który do tej pory trzeba było poświęcić, żeby dojechać do urzędu, zwykle także wyczekać w kolejce, a dopiero potem doprowadzić do końca formalności. Dzięki profilowi zaufanemu i certyfikatowi kwalifikowanemu, te same rzeczy można załatwić bez opuszczania domu lub biura.
Co wybrać? Profil zaufany czy e-podpis ?
Na początek należy zauważyć, że certyfikat kwalifikowany zapewnia więcej możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Zastanawiając się nad profilem zaufanym, a podpisem elektronicznym warto na początek ocenić, w jaki sposób będziemy go używać. Profil zaufany znajdzie zastosowanie tylko w sprawach urzędowych np. do kontaktu z ePUAP, ZUS lub CEIDG. Elektroniczny certyfikat ma natomiast większe zastosowanie, dzięki czemu spora liczba przedsiębiorców decyduje się właśnie na niego. Kwalifikowany elektroniczny podpis jest wielofunkcyjny i potwierdza każdy plik, jaki można było dotąd podpisywać ręcznie. Wobec tego oprócz spraw z urzędu poprzez elektroniczny podpis podpiszemy też np. e-malie, umowy oraz transakcje ze wspólnikami biznesowymi.
Ważną różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest zupełnie bezpłatny, z kolei za elektroniczny podpis kwalifikowany należy zapłacić. Patrząc jednak na jego szersze zastosowanie, warto rozważyć zakup. Kwalifikowany podpis będzie aktywny na okres roku, 2 lub 3 lat, ale można go bez problemu reaktywować. Profil zaufany również ma swój termin ważności do 3 lat.
Jeśli dana osoba wymaga tylko kontaktu z urzędem, profil zaufany będzie absolutnie wystarczający. Z kolei e-podpis okazuje się standardem w biznesie. Pomimo kosztów – właściwie niewielkich, rozkładając cenę na cały okres ważności podpisu – jego wykorzystanie jest tak przydatne, że co raz częściej stanowi bazę efektywnego działania w firmie. Szczególnie, że elektroniczny podpis działa pod kontrolą nowoczesnych rozwiązań technologicznych, gwarantujących sprawdzone bezpieczeństwo.
Korzyści posiadania elektronicznego podpisu kwalifikowanego
Oprócz identycznego zastosowania, które oferuje profil zaufany, elektroniczny podpis kwalifikowany pozwala też dopełnianie wielu innych dokumentów. Dla przykładu przez osobisty elektroniczny podpis między innymi można sygnować i wysyłać sprawozdania i deklaracje do KRS oraz w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zawierać umowy oraz brać udział w aukcjach i przetargach elektronicznych. Oprócz tego pozwala na podpisywanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat służy sygnowaniu wszystkich ważnych dokumentów i ma tę samą moc prawną co podpis odręczny.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany?
Podpisy kwalifikowane rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jednym z najbardziej popularnych jest certyfikat Eurocert. Żeby uzyskać osobisty e-podpis należy nabyć w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert pakiet zawierający potrzeby sprzęt i oprogramowanie, przy okazji określając, na jak długi czas ważności certyfikat jest nam potrzebny. Po otrzymaniu kompletu, należy zainstalować oprogramowanie do obsługi podpisu na wybranym komputerze, po czym umówić się na spotkanie w siedzibie punktu sprzedaży, w którym odpowiedni pracownik zweryfikuje tożsamość nabywcy. Tylko to sprawi, że e-podpis zostanie aktywowany i dobry do użycia. Spotkanie w siedzibie zabierze więcej czasu niż 15-20 minut i należy na nie przygotować dokument potwierdzający tożsamość oraz fakturę zakupu podpisu elektronicznego.
W jaki sposób używać certyfikatu kwalifikowanego?
Od chwili instalacji programu na wybranym komputerze oraz aktywacji certyfikatu kwalifikowanego, poprzez zatwierdzenie tożsamości, można używać podpisu bez ograniczeń. Praca na kartach oprogramowaniu nie powinna sprawić większego trudu. Trzeba włączyć czytnik, włożyć kartę, a następnie poprzez oprogramowanie widoczną opcją „podpisz” nanieść na przygotowany plik elektroniczną sygnaturę, kierując się dostępnymi opcjami dotyczącymi formatu.
Chociaż podpis kwalifikowany używany jest często między przedsiębiorstwami, jest on również dostępny dla prywatnych osób. Taki podpis kwalifikowany zapewni całkowite bezpieczeństwo i poprawność dokumentów podpisanych z urzędami, firmami czy innymi osobami prywatnymi.
